As pequenas empresas no geral não possuem sistemas informatizados, ou seja, seus controles são feitos quase que exclusivamente por meio de papeladas intermináveis. Contudo, o custo cada vez menor dos computadores e a onda de gestão integrada por software parecem incentivar cada vez mais o pequeno empresário a investir pesado nesse setor em busca de melhor desempenho da empresa com relação aos concorrentes.
Esse tipo de investimento pode ser muito desastroso para a empresa, caso ela e os funcionários não estejam
totalmente capacitados a lidar com essa nova tecnologia.
É aconselhável uma avaliação antes de investir nesses equipamentos, levando-se em conta alguns aspectos, como a quantidade de clientes e fornecedores, as encomendas, o orçamento, o estoque, as análises financeiras, a quantidade de empregados, a quantidade de registros e documentos etc.
Levantada a necessidade de implantação de um sistema de informação, a empresa deverá avaliar o que realmente precisa, para assim comparar todos os pacotes oferecidos no mercado (custo/benefício) e, então, escolher um sistema mais eficaz para sua gestão. Para que o processo de informatização seja bemsucedido, deve-se seguir uma abordagem dividida em etapas ordenadas1, 2, 5. Uma abordagem que pode ser utilizada é apresentada a seguir:
Etapa 1: Aprenda sobre informatização visitando empresas similares que já tenham sofrido o processo de
informatização de suas atividades.
Etapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessário, pois, quanto melhor for a avaliação inicial, maiores os benefícios que poderão ser alcançados.
Etapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente pela empresa, envolvendo as pessoas responsáveis por cada processo.
Etapa 4: Identifique os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades
informacionais desses processos.
Etapa 5: Analise a adoção de rede interna (talvez uma intranet), a criação de uma rede que possibilite a
comunicação com clientes, fornecedores e outros (extranet) e a conexão para comunicação externa
(internet).
Etapa 6: Defina claramente as expectativas para a informatização (grau, prazos, custos, benefícios esperados
etc.).
Etapa 7: Compare os custos e os benefícios lembre-se de levar em consideração os custos e benefícios indiretos.
Etapa 8: Estabeleça um cronograma para a informatização.
Etapa 9: Prepare seus funcionários para a informatização. Promova a conscientização da necessidade de
informatização, mostre os benefícios que podem ser alcançados, treine as pessoas envolvidas, discuta as
necessidades de mudanças e a melhor maneira de fazê-las com todos os envolvidos etc.
Etapa 10: Defina e obtenha primeiramente os softwares necessários e depois o hardware apropriado para executá-los.
Etapa 11: Inicie o processo de informatização o mais rápido possível e respeite, se possível, os prazos estabelecidos no cronograma. Outro ponto importante para um processo de informatização bem-sucedido é a manutenção dos softwares que irão tratar as informações, pois alguns problemas no software não são descobertos antes que ele esteja sendo realmente utilizado.
Vantagens da informatização em pequenas empresas Uma empresa com um sistema totalmente informatizado, funcionando eficiente e eficazmente, proporcionará grandes vantagens, seja em relação ao tempo otimizado, à organização, à facilidade de obtenção de informações, à previsão e muitos outros aspectos que contribuirão para o sucesso da pequena empresa.
Dessa forma, a informatização das pequenas empresas possibilita que elas ganhem eficiência e eficácia melhorando, assim, sua competitividade e aumentando sua lucratividade.
